Asiakirjajulkisuuskuvaus

Tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukaisesti tiedonhallintayksikön on ylläpidettävä kuvausta sen hallinnoimista tietovarannoista ja asiarekisteristä. Kuvauksen tarkoitus on toteuttaa julkisuuslakia. Kuvaus mainitaan julkisuuslain kuvauksessa.

Julkisuuslain kuvaus on tapa auttaa kansalaisia osoittamaan tiedonsaantipyynnöt oikein. Julkisuuslain mukaan pyyntö saada tieto viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999), 13 §). Viranomaisen velvollisuus on avustaa tiedon pyytäjää asiakirjan yksilöinnissä.

Vöyrin kunnan tiedonhallinta ja asiakirjarekisteri

Vöyrin kunnan tiedonhallinta ja asiakirjarekisteri on looginen kokonaisuus, joka sisältää metadataa käsiteltävistä asioista ja käsiteltävästä tiedosta. Asiarekisteri on rekisteri vireille pannuista asioista, näiden käsittelyvaiheista ja niihin liittyvistä asiakirjoista. Asiarekisteriin kuuluvia tietoja sisältyy Vöyrin kunnan asianhallintajärjestelmään, kunnan muihin it-järjestelmiin sekä paperiaineistoon.

Tiedonsaanti julkisesta asiakirjasta

Jokaisella on viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta.

Asiakirjan ja tiedon tyypistä riippuen kunta voi luovuttaa pyydetyt tiedot joko sähköisinä, paperisina, puhelimitse tai asiakirjoihin voi tutustua paikan päällä.

Vöyrin kunnan asiakirjaa koskeva tietopyyntö tulee yksilöidä tarpeeksi tarkasti, jotta siitä käy ilmi, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Mahdollisia hakuperusteita ovat asian, hankkeen, yrityksen, organisaation tai henkilön nimi, asiakirja-/diaarinumero sekä ajankohta.

Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei tietopyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään.

Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä. Kunta voi pyytää asiakirjan pyytäjältä myös muita lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi.

Tietopyyntöjen käsittelyn aikarajat

Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto julkisesta asiakirjasta annetaan sopimuksen mukaan.

Vöyrin kunnan tietovarannot ja tietojärjestelmät

Tietovarannolla tarkoitetaan kunnalle kuuluvien tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa käytettäviä tietoaineistoja sisältävää kokonaisuutta. Vöyrin kunnan tietovaranto koostuu tietojärjestelmistä sekä loogisista ja fyysisistä tietovarannoista. Näissä tietovarannoissa ja -järjestelmissä säilytetään sekä GDPR:n piiriin kuuluvia henkilötietoja että muuta dataa ja tietoja, joita Vöyrin kunta käsittelee viranomaistehtävässään ja -palveluissaan.

Vöyrin kunnan tietovarantoja ja rekistereitä on sekä analogisessa (paperi) että digitaalisessa (sähköisessä) muodossa. Vöyrin kunnan tietojen ja asiakirjojen käsittelyssä, säilyttämisessä, arkistoinnissa ja hävittämisessä noudatetaan lakien (kuntalain, hallintolain, EU-tietosuoja-asetuksen ja kansallisen tietosuojalain, julkisuuslain, tiedonhallintalain, tehtäväkohtaisten erityislakien sekä arkistolain) asettamia säännöksiä ja määräyksiä.

Vöyrin kunta hallinnoi useita tietovarantoja ja -järjestelmiä, joista keskeisimmät esitetään alla toimialoittain.

Keskushallinto:
Tietovarannot: Lakisääteisten tehtävien hoitamiseen liittyvä asiankäsittely. Keskushallinnon tuottamia asiakirjoja ovat mm. pöytäkirjat, ohjausasiakirjat ja asiakirjat, jotka kuuluvat kunnanhallituksen, kunnanvaltuuston, tarkastuslautakunnan ja keskusvaalilautakunnan toimialalle, sekä tiedonhallinta-asiakirjat.

Tietojärjestelmät: asiakirja- ja asianhallintajärjestelmä, kokousasiakirjaportaali, väestörekisteri, luottamushenkilörekisteri, sidonnaisuusrekisteri, sopimusrekisteri, henkilörekisteri vaalien toimittamista varten.

Henkilöstöhallinto:
Tietovarannot: Henkilöstöhallinnon asiankäsittely. Henkilöstöhallinnon tuottamia asiakirjoja ovat mm. pöytäkirjat, ohjausasiakirjat ja asiakirjat, jotka kuuluvat henkilöstöjaoston toimialalle.

Tietojärjestelmät: asiakirja- ja asianhallintajärjestelmä, henkilöstöhallintojärjestelmä, rekrytointipalvelu, työaikaseurantaohjelma, työllisyyspalvelurekisteri.

Taloushallinto:
Tietovarannot: Taloushallintoon liittyvä asiankäsittely. Taloushallinnon tuottamia asiakirjoja ovat mm. taloussuunnitteluun, tilinpäätökseen, rahoitushallintoon, kirjanpitoon, laskutukseen, maksuliikenteeseen, asiakasrekisteriin, toimittajarekisteriin, tilastoihin, sisäiseen valvontaan ja riskienhallintaan liittyvät asiakirjat.

Tietojärjestelmät: asiakirja- ja asianhallintajärjestelmä, taloushallinnon tietojärjestelmät kirjanpidolle, käyttöomaisuuksille, laskutukselle ja pankkiyhteyksille.

Hyvinvointipalvelut:
Tietovarannot: Hyvinvointipalveluihin kuuluvien lakisääteisten ja vapaaehtoisten tehtävien käsittely. Hyvinvointipalvelujen tuottamia asiakirjoja ovat mm. pöytäkirjat, ohjausasiakirjat ja asiakirjat, jotka liittyvät kunnan hyvinvointipalveluihin kulttuurin, liikunnan ja vapaa-ajan toiminnan saralla, kirjaston toimintaan ja kansalaisopiston toimintaan.

Tietojärjestelmät: asiakirja- ja asianhallintajärjestelmä, kirjaston tietorekisteri, yhdistysrekisteri, tilojen varausjärjestelmä ja kansalaisopiston kurssinhallintaohjelma.

Opetus ja varhaiskasvatus:
Tietovarannot: Perusopetukseen, toisen asteen opetukseen, muuhun opetukseen ja varhaiskasvatukseen kuuluvien asioiden käsittely. Näiden tuottamia asiakirjoja ovat mm. pöytäkirjat, ohjausasiakirjat ja asiakirjat, jotka kuuluvat sivistystoimen toimialalle.

Tietojärjestelmät: asiakirja- ja asianhallintajärjestelmä, oppilas-, opettaja- ja opiskelijahallintojärjestelmä ja varhaiskasvatuksen järjestelmät.

Tekniset palvelut:
Tietovarannot: Kiinteistönhoitoa, kunnallistekniikkaa, rakentamista ja kaavoitusta,ympäristönsuojelua ja vesi- ja viemäripalveluita koskevien asioiden käsittely. Teknisten palvelujen tuottamia asiakirjoja ovat mm. pöytäkirjat, ohjausasiakirjat ja asiakirjat, jotka kuuluvat teknisen lautakunnan, rakennus- ja ympäristölautakunnan sekä kaavoitusjaoston toimialoille.

Tietojärjestelmät: asiakirja- ja asiankäsittelyjärjestelmä, rakennuslupa- ja valvonta-asioiden käsittelyjärjestelmä, kiinteistörekisteri ja paikanninjärjestelmä, kameravalvontajärjestelmä, vesitietojärjestelmä, rekisteri kunnan teistä, ympäristönsuojeluviranomaisen järjestelmä

Tietoaineistojen saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla

Tietoaineistot eivät ole saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla.

Tietojen antamisesta päättävä viranomainen

Vapaasti muotoillut tietopyynnöt osoitetaan Vöyrin kunnan kirjaamoon, joka toimittaa tietopyynnöt vastattaviksi organisaatiossa oikealle taholle.

Osoite:
Vöyrin kunta
Kirjaamo
Vöyrintie 18
66600 Vöyri

Sähköposti: vora@vora.fi
Puh. 06-382 1111