Vardag i Vörå – Carina Nyqvist, kanslichef i Vörå kommun

Min arbetsplats är kommungården i Vörå centrum. Det är så länge sedan jag började i kommunens tjänst, så det behöver inte nämnas. Jag började på ett två månader långt vikariat i telefonväxeln. Sedan har det fortsatt med uppgifter inom bland annat ekonomi, löner, landsbygds- och fritidsärenden. I mitt nuvarande arbete som kanslichef jobbar jag mycket med ärendehantering, främst kommunstyrelsens och fullmäktiges, men även med vårt ärendehanteringssystem som helhet. Med ärendehanteringssystem avses digital hantering av kommunens alla handlingar. Som en direkt följd av att sköta aktuella ärenden har de alla en livscykel. Jag är också arkivansvarig och ser till att handlingarna tas om hand på ett ändamålsenligt sätt för framtiden.

Jag har alltid tyckt om teknik och utveckling och är engagerad i kommunens webbsidor. Jag funderar mycket på hur vi ska förverkliga digitala lösningar som förenklar för både kommuninvånare och personal. Kommunens marknadsföring är också en viktig del av mitt jobb, precis som att hålla ihop kommunikationsteamet. Det fungerar som redaktion för Kommunbladet.

Mina dagar är mycket omväxlande med de mest varierande arbetsuppgifter. De kan bli något helt annat än planerat, men jobbet blir aldrig tråkigt. En ljusglimt varje dag är texten i ”Herregud & Co- kalendern” jag fick av mina arbetskamrater på födelsedagen: ”Lycka är att kunna glädjas åt den man är och det man gör!”

Jag bor i ett egnahemshus i Aknus tillsammans med min man som är företagare. Vi har tre vuxna utflugna barn och tre barnbarn och katten Lolle, som nu är ett år.

CARINAS VECKA

MÅNDAG
Efter en fin helg kändes det helt ok att gripa tag i jobbet. Det blev en hel del tankar kring kommunens marknadsföring och diskussioner kring deltagande i olika evenemang för att synliggöra kommunen. Det är mycket praktiskt kring det, en hel del att ordna och koordinera. Kommunens deltagande i Kvarkenfest är något nytt. Vår egen tidning Kommunbladet ska komma ut med juninumret, vilket betyder sommarnummer. Det blev en del kontroll så vi har allt med som kan vara intressant. Mycket av det jag gör sker i samarbete med mina närmaste arbetskamrater Carola Lundberg och Caroline Södergård-Hahn. Helpdeskuppgifter i vårt ärendehanteringsprogram fanns också på dagens agenda, likaså praktiska saker kring suomi.fi-fullmakter och inkomstregister.

På kvällen hade vi kommunstyrelsens sammanträde. Där är jag sekreterare och det är alltid intressant. Efter sammanträdet och justering publicerade jag protokollet för kommuninvånarna. Det blev ganska sen kväll innan jag var hemma.

TISDAG
Dagen inleddes med lite genomgång av kommunens kopieringsmaskinpark och leasingtider. Liksom övriga dagar är både telefon och e-post aktivt i bruk. Det tar en hel del arbetstid att försöka vara så tillgänglig som möjligt. Protokollsutdrag efter kommunstyrelsens sammanträde sändes iväg. Två interna möten kring olika arbetsarrangemang hann jag också med, precis som en del datatekniska saker. Dagen avslutades med att jag vikarierade i kommunens telefonväxel. Samtalen som kommer till växeln är av många olika slag och vi försöker så gott vi kan hjälpa den som ringer. Kvällen gick åt på hemmakontoret med uppgifter för vårt egna företag.

ONSDAG
Dagen började hemma med förberedelser kring kommunens pågående strategiarbete. För att kunna jobba ostört inledde jag dagen på distans. Detta är en möjlighet jag är mycket glad att arbetsgivaren ger oss, eftersom delar av arbetet kan göras mera effektivt och koncentrerat hemma. Deltagande i möten på distans har blivit en vanesak och ibland kan det vara många möten eller skolningar på en dag. Fördelen med att kunna delta på distans är att man sparar restid, pengar och miljö. Ibland, om man bara lyssnar, går det bra att jobba med andra ärenden samtidigt. I kontakten med kollegerna använder vi ofta Teams chat vilket betyder att för korta frågor och diskussioner går man inte in och avbryter och stör kollegan, utan det sköts smidigt digitalt. Men ibland är nog även fysiska möten behövliga för att se varann och kunna avläsa miner och kroppsspråk.

På kvällen var det dags för strategiarbetets första invånartillfälle under temat ”Vår ryggrad är en levande landsbygd och skärgård – så här möter vi en ny framtid”. Tillfället hölls på fina Tottesunds herrgård och var givande och intressant.

TORSDAG
Idag hade jag ett kort kanslimöte med de närmaste kollegerna. Vi försöker hålla kanslimöten varje vecka för att uppdatera oss med vad alla har på gång och planera framåt. Praktiska arrangemang kring följande veckas strategikvällar gjordes. På kvällen var det vårt andra invånartillfälle för kommunstrategin, denna gång i Oravais med temat “En bra sysselsättning kräver ett modigt näringsliv“. Även där gjordes många nya initiativ kring framtida åtgärder.

FREDAG
Dagen inleddes klockan åtta med genomgång av följande veckas personalmöte, så att alla inkomna frågor kan besvaras. Efter det blev det ett snabbt möte med IT-personalen gällande saker som är på gång. Mötesdagen fortsatte med de österbottniska kommunernas gemensamma styrgrupp. Där diskuterade vi den app som kommunerna utvecklat gemensamt, för vår del Vörå-appen. Vi funderade vilka vidareutvecklingar vi fått önskemål om av användarna och vad som går att förverkliga. För projektet har vi erhållit projektstöd från Finansministeriet och projekttiden går ut i juni. Dagen avslutades med funderingar kring informationshanteringslagen och handlingars offentlighet och allt vad det betyder i praktiken.

LÖRDAG
Lördag och lite sovmorgon. Sedan blev det gräsklippning, hemmamat och lite jobb på egna kontoret.

SÖNDAG
Söndagen inleddes med ”hotellfrukost”, alltså bacon och ägg och annat gott. Efter det blev det besök på Wasa Graffitilandia och i en lekpark med barnbarnen. Alla stortrivdes när solen också värmde så skönt.